在規(guī)劃貿(mào)易展展位設(shè)計(jì)時(shí)，參展商希望希望它兼具卓越的品質(zhì)和價(jià)值。像這樣的挑戰(zhàn)涉及大量的比較，但必須以結(jié)構(gòu)化、有條不紊的方式完成，其中包括選擇您的貿(mào)易展覽供應(yīng)商。幸運(yùn)的是，有一些簡(jiǎn)單的、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的方法來(lái)完成它。從展會(huì)供應(yīng)商那里獲取詳細(xì)信息是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，通常需要幾輪。一旦達(dá)到設(shè)計(jì)過(guò)程中的最終決策點(diǎn)，您應(yīng)該嘗試從五個(gè)或更少的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇。 

    您可以使用一組三個(gè)步驟來(lái)明確此過(guò)程：

        信息請(qǐng)求：廣泛的、頂級(jí)的問(wèn)題概述，以獲取供應(yīng)商的意見。

        征求建議書：特定的項(xiàng)目大綱供應(yīng)商可以用建議書回應(yīng)。

        報(bào)價(jià)請(qǐng)求：這列出了供應(yīng)商必須提供的解決方案的確切詳細(xì)信息。

    這些供應(yīng)商通信步驟通過(guò)滿足您所有要求的詳細(xì)解決方案簡(jiǎn)化了從 A 點(diǎn)到 B 點(diǎn)的設(shè)計(jì)過(guò)程。它們最初是在建筑中開發(fā)的，但現(xiàn)在被廣泛使用，因?yàn)樗鼈兛梢苑乐故韬龊椭貜?fù)工作。

您應(yīng)該在每個(gè)步驟中包含哪些詳細(xì)信息？

    這三個(gè)不同的步驟相互構(gòu)建，但您不必在任何一個(gè)過(guò)程中使用所有這三個(gè)步驟。每個(gè)步驟對(duì)于它所代表的步驟都是獨(dú)立的：做得好，所有供應(yīng)商都需要了解他們是否可以有效地幫助您。以下是每一步要包含的內(nèi)容的快速細(xì)分：

RFI - 信息請(qǐng)求

    - 陳述與您計(jì)劃的活動(dòng)相關(guān)的廣泛挑戰(zhàn)和期望。

    - 詢問(wèn)有關(guān)供應(yīng)商及其定位能力的開放式問(wèn)題。

    - 請(qǐng)記住，RFI 是一份事實(shí)調(diào)查文件，所以問(wèn)題沒有太大或太小。

RFP - 提案請(qǐng)求

    - 概述活動(dòng)的詳細(xì)業(yè)務(wù)目標(biāo) - 您希望它實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

    - 盡可能提供詳細(xì)信息，例如您將在活動(dòng)中擁有多少員工。

    - 建立您已定義的特定要求以及要避免的任何特定事項(xiàng)。

RFQ - 詢價(jià)

    - 創(chuàng)建您需要的確切可交付成果及其規(guī)格的逐項(xiàng)細(xì)分。

    - 提供您何時(shí)需要所有貿(mào)易展覽項(xiàng)目的具體時(shí)間表。

    - 僅當(dāng)您有特定貿(mào)易展覽的“經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的公式”時(shí)才直接進(jìn)入詢價(jià)。

使用貿(mào)易展覽供應(yīng)商的最佳實(shí)踐 

    您應(yīng)該在貿(mào)易展覽計(jì)劃中盡早開始與供應(yīng)商互動(dòng)的過(guò)程。如果您過(guò)去沒有參加過(guò)很多貿(mào)易展覽，則尤其如此。盡管優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商應(yīng)努力在 30 天內(nèi)響應(yīng)請(qǐng)求，但無(wú)法保證此時(shí)間表。另外，您希望留出足夠的時(shí)間來(lái)完善和實(shí)施最終解決方案。一般來(lái)說(shuō)，針對(duì)以下時(shí)間范圍：

    - 信息請(qǐng)求：在您預(yù)定的活動(dòng)前 180 天。

    - 提案請(qǐng)求：在您預(yù)定的活動(dòng)前 120-150 天。

    - 報(bào)價(jià)請(qǐng)求：至少在您預(yù)定的活動(dòng)前 90 天。

    如果您之前參加過(guò)許多貿(mào)易展覽并且已經(jīng)很了解您的要求，那么您可以直接進(jìn)入“征求建議書”階段。RFP 為供應(yīng)商提供了一些余地，可以為問(wèn)題提出創(chuàng)造性的解決方案，而無(wú)需重新發(fā)明輪子。

    許多供應(yīng)商更喜歡 RFI-RFP 方法，因?yàn)樗试S他們以創(chuàng)造性的方式展示他們的特定技能，這可能會(huì)為您的項(xiàng)目增加意想不到的價(jià)值。僅當(dāng)您提前獲得所需一切的準(zhǔn)確詳細(xì)信息時(shí)，才應(yīng)使用詢價(jià)。

如果您還沒有為正式流程做好準(zhǔn)備怎么辦？

    如果您還沒有準(zhǔn)備好進(jìn)行正式的供應(yīng)商溝通流程，請(qǐng)不要擔(dān)心。大多數(shù)貿(mào)易展覽供應(yīng)商都樂(lè)于安排非正式的“探索會(huì)議”，以了解有關(guān)您需求的更多信息。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，轉(zhuǎn)變?yōu)楦降牧鞒淌莻€(gè)好主意，這樣您就有大量信息和多個(gè)供應(yīng)商可供選擇。